План подготовки и проведения мероприятия. Планы мероприятий: программы и проекты

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.

План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности .

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить , , и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, .

В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы , «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта . Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса .

Структура плана

Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:

• Наименование
• Цели мероприятий
• Исполнители мероприятий
• Плановые сроки мероприятий
• Обоснование мероприятий
• План-график
• Требования к результатам
• Отчетность и контроль
• Приложения

Форма плана

Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован. В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Разработка содержания плана мероприятий

Идея метода

Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.

Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.

• Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
• Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
• Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
• Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
• Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
• Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
• Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
• Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
• Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.

Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.

Применение описанного метода проиллюстрируем примером.

Исходная ситуация

Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.

Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».

Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики

Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.

Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.

Шаг 1. Описание продукта

Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:

1. техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
2. ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
3. комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
4. наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
5. месту и времени доставки – определяются заявкой.

Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.

Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:

1. формирование оборотного фонда оборудования;
2. обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
3. комплектация;
4. управление документацией;
5. доставка.

Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.

Шаг 2. Основной показатель качества

Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.

Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.

Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины . Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.

Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.

Шаг 3. Классификация причин нарушения качества

ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:

• субподрядчики СК,

Следующий шаг классификации показан на рис. 2.

Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.

Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).

Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».

Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат

Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.

Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.

Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:

• технологией,
• производственными мощностями,
• запасными частями и материалами,
• персоналом,
• общей организаций производства.

По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).

Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:

• недостаточная оснащенность производства (20%),
• отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
• нерациональная организация производства (10%),
• недостаточная квалификация персонала (10%),
• недостаточная мотивация персонала (5%),
• некачественные запчасти (5%).

Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.

Шаг 5. Предложение мероприятий

В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 3. Мероприятия.

На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).

Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.

Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.

Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.

В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.

Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат

На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.

Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.

К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.

Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.

Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.

Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника , обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.

Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.

В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.

Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.

Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.

Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.

Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда . Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК . Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.

Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:

Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года .

Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.

После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.

Шаг 7. Ранжирование мероприятий

На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.

Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.

Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.

В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.

Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий

Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.

Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.

Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 4. Сетевой график мероприятий.

Шаг 9. Формирование временного графика

Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.

Для построения временного графика необходимо:

• иметь сетевой график мероприятий,
• оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
• оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
• привязать мероприятия к временной оси,
• определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.

Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.

Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:

• однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
• периодическим (например: обучение);
• текущим (например: сбор статистической информации).

Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».

Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.

Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.

Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.

Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.

Табл 1. Временной график мероприятий.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.

Наименование

Наименование документа обычно выглядит как:

План мероприятий по…

Программа мероприятий по…,

если речь идет о большой систематической работе.

В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:

Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.

Цели мероприятий

В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.

Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.

Например:

Целями мероприятий являются:

1. Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.

2. Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.

3. Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.

Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».

Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.

Исполнители мероприятий

В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.

Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.

При необходимости следует указать, что:

По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники <указываются наименования организаций и/или их подразделений> по согласованию с их непосредственными руководителями.

Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:

Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.

Плановые сроки мероприятий

В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.

Обоснование мероприятий

Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.

В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».

План-график

Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:

• порядковый номер или условное обозначение;
• полное наименование мероприятия;
• требуемый результат;
• сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
• место выполнения;
• исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
• примечания.

Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.

Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).

Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).

Табл. 2. Образец общего плана работ.

Табл. 3. Образец временного графика.

Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).

Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).

Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).

Требования к результатам

В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).

Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.

Отчетность и контроль

Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.

Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.

В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.

Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:

Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.

Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.

Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.

Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.

• Выполняемые этапы.
• Полученные результаты.
• Планируемые действия.
• Проблемы.
• Предложения.

Приложения

В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.

К такой информации могут относиться:

• планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
• план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
• анализ рисков мероприятий.

Литература

1. Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
2. Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
3. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
5. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
6. Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
7. Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
8. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.

Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».

Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».

Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.

К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.

О том, как это может быть сделано, рассказано в .

Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.

Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.

В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.

Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.

В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.

НПО – нефтепромысловое оборудование.

Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.

Обязанности по выдаче праздничных наборов конфет возложить на членов профкома Алексееву О.М., Андрееву Н.П., Бобровскую С.А.

Для списания праздничных подарков создать комиссию в следующем составе:

председатель комиссии - начальник АХО Верещагина Н.М.;

члены комиссии: кладовщик Петренко А.И.;

О ключевых моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия, рассказала Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность».

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия - непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель . Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой .

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

---

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2 Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Организация крупных мероприятий - дело хлопотное, но увлекательное и благодарное. Приятно принимать похвалы гостей и виновника торжества за безукоризненную его подготовку. Однако далеко не всегда все проходит гладко, как хотелось бы. В статье мы расскажем, как избежать ошибок и неприятных ситуаций при подготовке торжественных мероприятий на примере церемонии вручения государственной награды от другой страны.

ФОРМАТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ

Здесь возможны как минимум три варианта, например:

■ заключить договор с генеральным подрядчиком «под ключ»;

■ заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи;

■ подготовить мероприятие самостоятельно, без помощи посредников.

У каждого варианта есть свои особенности, достоинства и недостатки.

Один подрядчик: удобно, но опасно

Нередки ситуации, когда с определенным подрядчиком вынуждают работать те или иные обстоятельства, например дружеские отношения руководителя, корпоративные традиции и т.д. В этом случае выбирать не приходится - надо работать с тем, кто есть. Но ни в коем случае нельзя все пускать на самотек!

Необходимо вмешиваться в каждый пункт программы подготовки, задавать массу вопросов и вести параллельно свою матрицу или список дел и задач по организации мероприятия. Не факт, что такой подрядчик ничего не забудет и не упустит из виду. Нужно все время держать руку на пульсе событий.

Плюсы

Это самый удобный формат для взаимодействия и контроля, в котором реализуется принцип «одного окна» - все вопросы и задачи решаются через одного менеджера, отвечающего за подготовку мероприятия со стороны подрядчика. Заказчик, то есть вы, при этом спокойно продолжает заниматься текущей работой, лишь время от времени сверяясь с графиками и отчетами по подготовке торжества.

Минусы

Самый опасный формат для работы, означающий, что все яйца вы сложили в одну корзину. Никто не даст гарантии, что подрядчик окажется надежным на 100 %. Нельзя все предугадать - он может подвести заказчика даже по независящим от него причинам. И решить проблему будет очень сложно, так как исполнитель, скорее всего, не раскроет контакты своих субподрядчиков, а на то, чтобы начать всю подготовку заново, у заказчика может не остаться времени.

Несколько подрядчиков: безопасно, но хлопотно

У опытных персональных ассистентов со временем нарабатываются полезные контакты. И это здорово, когда в вашем списке есть ряд проверенных годами небольших компаний, которые без особых проволочек оказывают качественные услуги в узких сферах деятельности. Вы можете со спокойной душой просто распределить задачи между подрядчиками, контролировать их и координировать между собой по необходимости. Но для этого подрядчики должны быть надежными. В противном случае проблем не избежать.

Плюсы

Самый безопасный вариант подготовки мероприятия. С одной стороны, у вас развязаны руки - непосредственной подготовкой занимаются подрядчики. С другой - ваш тотальный контроль позволяет держать руку на пульсе и в случае возникновения проблемы оперативно заменить одного подрядчика другим, не тормозя весь процесс.

Минусы

Самый «мутный» вариант работы. Большое количество подрядчиков означает массу бумажной волокиты - нужно заключать договор с каждым подрядчиком, запрашивать счета, направлять другие запросы, вести обширную переписку и т.д. В случае возникновения какой-то проблемы сложно будет решить ее полюбовно. Начнется перекладывание ответственности, поднимется вопрос возврата или невозможности возврата уплаченных денег и т.п.

Все сама: ответственно, оперативно, сложно

Самостоятельная подготовка мероприятия ассистентом руководителя без помощи посредников - распространенная практика в России. И вот почему - руководители перестраховываются: боятся разглашения конфиденциальной информации о предстоящем событии или ждут подвоха от сторонних организаций, оказывающих помощь в подготовке мероприятий. А может, просто экономят! Так или иначе, в этом случае принимается решение о самостоятельной подготовке торжества.

Плюсы

Вы знаете каждого исполнителя в лицо и по имени. Более того, это самый экономически выгодный вариант - не нужно платить посредникам. Часть вопросов можно решить быстро и за наличный расчет (под расписку) - экономится драгоценное время! В случае проволочек с одним из исполнителей вопрос решается напрямую и оперативно.

Минусы

Самый сложный и хлопотный вариант подготовки мероприятия, поскольку вся ответственность лежит на вас! Если торжество намечается по-настоящему масштабное, вы рискуете просто утонуть в море мелких и крупных задач и поручений, имен и названий, сумм и счетов, отчетов и проверок. В процессе подготовки возникнет неимоверное количество вопросов абсолютно у всех исполнителей. И если все они будут контактировать напрямую с вами, есть вероятность, что вы либо упустите что-то очень важное, либо из-за недостатка опыта и знаний проколетесь в мелочах, которые в свою очередь могут по цепочке привести к срыву всего мероприятия.

Какой формат выбрать

Если есть возможность выбирать формат подготовки мероприятия, руководствуйтесь здравым смыслом. То есть при наличии проверенного, ответственного и опытного генерального подрядчика, конечно, логично положиться на него и передать всю подготовку мероприятия в надежные профессиональные руки. Себе в этом случае можно оставить концептуальные, дизайнерские и финансовые вопросы, согласование с виновником торжества, координацию и взаимодействие с гостями и т.п.

В случае отсутствия «своего» подрядчика лучше остановиться на втором варианте и выбрать несколько добротных исполнителей, каждый из которых реализует свою задачу в процессе подготовки.

Однако при любом выборе важно ни в коем случае не пускать все на самотек и непременно контролировать как можно больше действий по подготовке мероприятия или, по крайней мере, быть в курсе абсолютно всего происходящего!

ФОРМАТ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Под особо ответственным мероприятием каждый подразумевает что-то свое - в зависимости от образа жизни, круга знакомств, сферы интересов, профессиональной деятельности и т.д. Мы рассмотрим следующие варианты:

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы.

■ Небольшое закрытое торжество (например, семейное) для медийной персоны.

■ Масштабное закрытое мероприятие с участием медийных персон .

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы рассмотрим на примере вручения награды государственного уровня.

Допустим, виновник торжества награждается орденом или медалью со стороны другого государства, например за укрепление межгосударственных отношений.

В этом случае мероприятие может состояться:

В стране, которая вручает орден;

В посольстве страны, вручающей награду (на территории родного для виновника торжества государства);

В любом другом подходящем и устраивающем всех месте. В этом случае расходы по организации мероприятия награждаемый берет на себя.

Рассмотрим вариант, когда сам награждаемый организует мероприятие. Вручение государственной награды - событие важное и ответственное. На таком торжестве присутствуют известные люди, и оно часто освещается в прессе.

Это означает, что подходить к вопросу выбора площадки для мероприятия, разработки программы, подбора подрядчиков, обеспечения безопасности и т.д. нужно с особой серьезностью и тщательностью.

ШАГ 1: РАЗРАБАТЫВАЕМ КОНЦЕПЦИЮ И ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

Приготовления к масштабному мероприятию начинаются с разработки концепции - представления о том, как оно должно выглядеть.

Второй пункт - вопрос исполнителей : кто будет ответственным за организацию мероприятия, и как будет осуществляться подготовка - самостоятельно или с помощью профессионального подрядчика. О плюсах и минусах разных вариантов мы уже сказали выше.

Последовательность дальнейших шагов может варьироваться в зависимости от различных индивидуальных факторов.

ШАГ 2: ВЫБИРАЕМ МЕСТО, ДАТУ И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЦЕРЕМОНИИ НАГРАЖДЕНИЯ

■ Выбираем место. При организации масштабного мероприятия необходимо выбрать площадку, которая не только вместит всех участников и приглашенных, но также будет соответствовать определенным требованиям: престижность, эстетичность, удобное расположение, наличие необходимых технических характеристик. Подобные площадки всегда востребованы, поэтому об аренде важно позаботиться заблаговременно.

Место должно соответствовать тематике торжества. Так, для вручения государственной награды неуместно выбирать ночной клуб.

Можно рассмотреть, например, исторические особняки и усадьбы - разумеется, те, которые подходят для проведения мероприятий. Как правило, это здания со множеством залов, в каждом из которых можно провести свою часть программы (официальную, музыкальную, фуршет или банкет и т.д.), а также с большой парковкой. Примерами подобных исторических площадок для проведения масштабных мероприятий являются Петровский Путевой дворец в Москве или Екатерининский дворец в Санкт-Петербурге.

■ Выбираем дату. Если есть возможность самостоятельно выбрать дату проведения церемонии награждения, необходимо согласовать ее с официальными лицами, ответственными за непосредственное вручение награды, и затем со всеми остальными высокопоставленными приглашенными гостями.

Желательно при этом учесть особенности выбранной площадки и погодные условия. Если предполагается задействовать веранду или открытую террасу, то не стоит планировать событие на холодное время года - лучше провести его летом. В противном случае мероприятие может быть сорвано даже из-за небольшого дождика.

■ Выбираем время. Обычно время начала мероприятия выбирает сам виновник торжества. И как правило, это вечернее время. Однако, если это официальный прием, то не стоит забывать, что по международным правилам этикета коктейль и фуршет начинаются в 17:00-18:00 (коктейль длится не более двух часов). В дипломатической практике существуют также обеды (начало в 20:00-20:30) и ужины (начало в 21:00). Однако наиболее распространенный вариант в повседневной жизни - банкет. Нередко он завершает программу вечера. Время его начала в таком случае зависит от продолжительности развлекательной программы.

ШАГ 3: РАЗРАБАТЫВАЕМ ДЕТАЛЬНУЮ ПРОГРАММУ МЕРОПРИЯТИЯ

Предполагается, что к этому моменту у организаторов уже есть общее представление о том, как должно пройти торжество, - его концепция. На этом этапе нужно не просто определиться с подробным перечнем тематических частей мероприятия, но и с их последовательностью и хронометражем.

Протокольная часть

Сначала нужно согласовать с консульством протокольную часть церемонии, уточнив следующие моменты:

Как именно должна проходить процедура вручения ордена;

Необходимо ли специальное оборудование (трибуна, микрофоны, музыкальное сопровождение и т.д.);

Кто конкретно будет принимать участие в церемонии;

Как долго будет длиться протокольная часть и т.д.

Если речь идет о мероприятии, на котором будут присутствовать люди разного пола, возраста или разных национальностей, программу следует составлять с учетом их индивидуальных и культурных особенностей. При большом количестве приглашенных организовать для каждого гостя отдельную программу не выйдет, поэтому следует руководствоваться принципом большинства.

Забывать о стране, вручающей награду, ни в коем случае нельзя! Даже если присутствующих на мероприятии ее представителей совсем немного. Непременно нужно каким-либо образом отразить в программе уважение к дружественному государству и его гражданам. В противном случае может иметь место неприятный дипломатический конфуз.

Развлекательная часть

Программа мероприятия может выглядеть следующим образом.

Прогр амма церемонии награждения

19:00-20:00 - Прибытие гостей. Приветственный коктейль (в это время гости могут пройти (с экскурсией или без нее) по парадным залам Дворца).

20:00-22:00 - Торжественная церемония награждения и фортепианный концерт.

22:00-24:00 - Фуршет (музыкальное сопровождение - джазовый квартет).

Из примера видно, что важно продумать и культурно-развлекательную часть программы.

Она не должна быть утомительной, ведь к этому моменту пройдет уже немало времени с начала мероприятия - позади у гостей официальная церемония и ожидание ее начала.

Также эта часть вечера должна быть «интернациональной» - важно удовлетворить вкусы всех собравшихся. Возможно, это будет концерт классической музыки или выступление оперных певцов.

Еще один немаловажный момент - грамотная организация банкетной части мероприятия.

Угощение

Вначале необходимо определиться с форматом торжественного обеда или ужина. Это может быть фуршет (проводится стоя) или банкет (с рассадкой за столами).

■ Банкет обычно проходит более торжественно и требует более серьезной подготовки.

План рассадки гостей можно грамотно составить лишь с учетом их ответов на приглашения (о них речь пойдет дальше). Ведь в случае официального приема гостям будет заблаговременно предложен план рассадки с указанием их места за столом.

План рассадки можно поместить в зале, где собираются приглашенные и подаются напитки (или перед входом в зал). Гости знакомятся с планом, находят свое место, уточняют имена соседей справа и слева.

При планировании рассадки придется учитывать такие «мелочи», как совместимость отдельных гостей, их коммуникабельность и другие личностные качества. Это необходимо обсудить и согласовать с виновником торжества. Важно не забывать: правильная рассадка - одно из слагаемых успешного проведения приема.

Кувертные карточки. На банкетных столах непременно должны располагаться кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки (обычно каллиграфическим почерком) либо напечатанными на принтере или в типографии именами и фамилиями всех участников приема.

Обслуживание банкета. При организации банкета важно не ошибиться с выбором кейтеринговой компании. Обычно именно менеджеры компании подсказывают лучший вариант оформления и расстановки столов, сервировки блюд, предлагают меню, помогают решить все вопросы обслуживания - даже в том, что касается форменной одежды официантов.

Необходимо лично встретиться с представителями компании и увидеть «вживую» предлагаемые варианты праздничной сервировки стола, выбрать скатерти, салфетки и др., продумать расстановку столов (достаточно ли места для прохода между столами, останется ли пространство для танцевальной части и т.д.), а также непременно продегустировать все предлагаемые банкетные блюда и оценить их сервировку. Например, если блюдо щедро приправлено чесноком и перцем, на банкете его подавать недопустимо. Или если блюдо оформлено таким образом, что его крайне неудобно есть, или оно не слишком эстетично выглядит на тарелке.

Важно сообщить поварам гастрономические предпочтения гостей - кто-то из них может соблюдать пост, диету, у кого-то пищевая аллергия или особый план питания.

Также нужно сказать официантам заранее, кто именно из гостей не должен получить блюдо с теми или иными ингредиентами.

Банкетное меню. Что касается выбора меню, то обычно в этом вопросе можно положиться на профессионалов кейтеринговой компании. Однако важно не забывать, что при наличии иностранных гостей меню должно быть интернациональным. Или же в противоположность интернациональному можно предложить меню русской кухни, подчеркнув тем самым национальный колорит. Такой вариант чаще выбирают для приемов, устраиваемых исключительно для иностранных гостей или делегаций из других стран.

Банкетное интернациональное меню для официального приема

Кроме прочего, гостям обязательно надо предложить персональные меню . Обычно их заранее печатают в типографии.

Чаще всего это небольшая брошюрка, на каждой странице которой отдельно перечислены блюда в порядке очередности их появления на столе: холодные закуски, салаты, горячие закуски, основные блюда, гарниры, десерт, напитки.

Для удобства иностранных гостей все названия блюд должны быть переведены на соответствующий язык (например, французский). Обычно русский вариант меню представлен на левой странице, а иностранный - на правой. Или можно напечатать нужное количество меню отдельно на одном и на другом языке.

■ Фуршет, как правило, чуть менее торжественный и обязывающий, но элегантный и при этом наиболее распространенный вариант приема.

Фуршет проводят стоя. Обычно расставляются высокие круглые столики, к любым из которых гости могут подойти, чтобы перекусить или выпить бокал шампанского, не отрываясь от светской беседы. На фуршете накрываются столы с различными закусками и напитками - так называемые буфеты, или станции - гости подходят к ним и выбирают себе угощение.

На фуршете в зале обязательно должны быть официанты - они следят, чтобы гостевые столики были убранными, а станции пополнялись блюдами. Официанты курсируют между столами, предлагают гостям охлажденное шампанское и другие напитки.

Музыкальное сопровождение

Важно заранее обсудить с музыкантами вопросы оплаты их услуг. Можно договориться с ними, что, если фуршет затянется, они продолжат работать за доплату. Другой вариант - в конце вечера заменить живую музыку аудиозаписями. В этом случае заранее позаботьтесь об аппаратуре и подберите репертуар. Нельзя допустить, чтобы после того, как выступление музыкантов закончится, в зале наступила тишина и гости почувствовали себя неловко.

Фуршетное меню для официального приема

ШАГ 4. СОСТАВЛЯЕМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ СМЕТУ МЕРОПРИЯТИЯ

Следующим важным шагом является подсчет предстоящих расходов, связанных с проведением торжества. Если бюджет мероприятия утвержден, необходимо в него вписаться. Если бюджет нет, важно зафиксировать и просчитать все возможные траты.

Виновник торжества должен уже на этом этапе узнать, во сколько примерно обойдется организация мероприятия, чтобы потом не было сюрпризов при выставлении счетов на оплату.

Важно согласовать с руководителем предварительный бюджет мероприятия, по возможности в письменной форме. Для этого попросите руководителя отправить вам подтверждение по электронной почте, завизируйте распечатанную смету личной подписью руководителя или придумайте любой другой удобный способ.

Работа с большими суммами денег - дело ответственное. Необходимо иметь страховку на случай претензий: «А Ивану Ивановичу подобное мероприятие обошлось гораздо дешевле», или «Мы с семьей посоветовались и решили, что расходы явно завышены», или «А что, мы обсуждали именно эту сумму? Что-то слишком дорого…» и т.п.

Обратите внимание!

Важно иметь четкие и понятные договоренности: кто, на каких условиях и каким образом оплачивает счета!

Надо понимать, что при организации такого рода масштабных мероприятий возникает несчетное количество трат. Часть расходов - крупные счета, например за аренду помещения, другие - более мелкие, такие как за оформление зала, музыкальное сопровождение.

Но будет и огромный ворох незначительных трат: такси для гостей, курьерская доставка и т.п., а также обязательная часть любого мероприятия - наличные траты. Наличными можно оплачивать все что угодно - от услуг ведущего до чаевых официантам.

Наши советы

Заблаговременно узнайте, кто из подрядчиков выставляет счета, а кто предпочитает исключительно наличный расчет.

Выясните, кому и по какой схеме следует направлять счета на оплату. Узнайте, нужно ли их предварительно визировать лично у руководителя, на чье имя выставляются счета, есть ли лимиты сумм для выставления счетов и т.д.

Всегда имейте определенный запас наличных денег!

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ И РАССЫЛАЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Этот пункт - один из ключевых, несмотря на его кажущуюся формальность.

Именно благодаря ответам на приглашения можно спрогнозировать количество гостей - разумеется, приблизительно.

Это, в свою очередь, имеет важное значение при составлении плана рассадки на банкете, заказе угощений и напитков, размещении гостей в зале во время проведения основной официальной части мероприятия, организации трансферов, бронировании номеров в отеле и т.д.

При организации мероприятий подобного рода на приглашениях желательно не экономить: дизайн, качество бумаги и печати должны быть на высоте.

Хорошим тоном считается подписать все приглашения. Разумеется, сделать это должен виновник торжества собственноручно.

Также уместно заказать в типографии именные приглашения, а не вписывать фамилии от руки в пустое поле.

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то через «своих» людей - охранников, водителей или помощников руководителя. Обычно так доставляют приглашения особо статусным гостям.

Дело в том, что это могут быть персоны из правительства или структур, вход куда открыт далеко не для всех. Было бы странно направлять в подобные места обычного курьера! Кроме того, это отличная возможность лишний раз выразить свое уважение.

Для большей уверенности в том, что приглашения дойдут до своих адресатов, можно продублировать сообщения, направив их по электронной почте каждому гостю. Для того чтобы подготовка, рассылка приглашений и обработка ответов на них прошли максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, который свободно ориентируется в списке гостей (лучше сделать это самой).

Как подготовить именные приглашения

■ Составьте с руководителем список гостей. Перепроверьте его, чтобы убедиться, что никого не забыли.

■ Узнайте, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени и отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - с обращением «уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur» и т.д.).

■ Составьте список имен для печати приглашений в типографии.

■ Убедитесь, что все перечисленные руководителем персоны, а также их контактные данные вам известны.

■ Составьте список адресов для рассылки электронных приглашений. Определитесь, кто из гостей получит приглашение на личную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную. Это необходимо для того, чтобы корректно сформулировать обращение в сопроводительном письме (если приглашение будет направлено во вложении).

■ Воспользуйтесь опцией «уведомить о получении и прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

■ Составьте список адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее продумайте, какие из них доставит курьерская служба, а какие - «свои» люди. В последнем случае заранее позаботьтесь о пропусках.

■ Определитесь, через какой промежуток времени уместно будет обзванивать потенциальных гостей, чтобы узнать их решение. Выберите того, кто именно это будет делать, так как список может быть огромным, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей. Убедитесь, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: электронный ящик «работает», телефон включен, трубку снимают.

■ Оперативно вносите изменения в список приглашенных.

■ Обязательно интересуйтесь у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им помощь, например по организации трансфера или проживания в городе проведения торжества. Уточните, имеются ли у них особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например) и т.д.

■ Пропишите в приглашении программу мероприятия (основные пункты) с указанием времени начала каждой части и непременно дресс-код. А также дополнительную информацию, например о том, что если мероприятие проводится в историческом особняке, то каблуки-шпильки могут быть запрещены (см. врезку на с. 6).

ШАГ 6: ОРГАНИЗУЕМ РАБОТУ С ПРЕССОЙ

Если мероприятие решено освещать в прессе, то необходимо назначить ответственных за эту часть подготовки мероприятия. Обычно это собственная PR-служба, которая решает следующие задачи:

Составляет список редакторов и журналистов, присутствие которых на церемонии желательно;

Пишет пресс-релиз и организует пресс-конференцию;

Учитывает количество приглашенных журналистов при планировании размещения в зале присутствующих во время официальной церемонии, а также при заказе напитков и закусок;

Взаимодействует с прессой по всем вопросам и следит, чтобы на приеме журналисты не докучали гостям и виновнику торжества, но при этом беспрепятственно выполняли свою работу.

ШАГ 7: СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ПОДРЯДЧИКОВ

Когда вы определились со всеми исполнителями услуг и поставщиками товаров и продуктов, обговорите с ними условия сотрудничества. Убедитесь, что все подрядчики ответственные и проверенные.

Кто может входить в список подрядчиков:

Типография, в которой будут напечатаны приглашения, кувертные карточки, программа мероприятия и т.д. (не забудьте о дизайнере!).

Курьерская служба для доставки приглашений.

Кейтеринговая компания или конкретные повара и официанты.

Организация, отвечающая за музыкальное сопровождение (на приемах такого уровня музыка обычно живая).

Компания, отвечающая за развлекательную часть программы (включая ведущего), или частные лица, предоставляющие соответствующие услуги.

Переводчики (если в них есть необходимость).

Флористическая компания, отвечающая за украшение помещения.

Экскурсоводы. Если для проведения торжества выбрано историческое место, то, возможно, имеет смысл предложить гостям частные экскурсии. Как правило, это интересно иностранцам.

Хостес-сервис . Основная функцию хостес - радушно встречать гостей. Здесь нужно заранее подумать, будет ли это сторонняя компания или роль встречающих возьмут на себя свои сотрудники. Если уровень гостей действительно высок, то спрашивать на входе, есть ли у них приглашения, не слишком учтиво - нужно знать всех гостей в лицо.

Услуги хостес не обязательно может предоставлять специализированная компания - это может быть кто-то из подрядчиков, например кейтеринговая компания. Требования к представителям службы стандартные: презентабельный внешний вид, владение иностранными языками, знание этикета, стрессоустойчивость.

Фотограф/оператор. Помимо прессы обычно приглашают фотографа или оператора, который будет вести фото- или видеосъемку для личного архива приглашающей стороны.

Транспортная компания, предоставляющая услуги трансфера, и гостиница, с которой заключаются договоренности по размещению гостей.

Другие подрядчики - в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.

ШАГ 8: СОГЛАСУЕМ ТРЕБОВАНИЯ ВСЕХ СТОРОН, ИМЕЮЩИХ ОТНОШЕНИЕ К МЕРОПРИЯТИЮ

Речь идет о том, чтобы желание заказчика совпадало с видением подрядчика и возможностями принимающей площадки.

Все стороны должны быть вовлечены в обсуждение моментов, в которых так или иначе принимают участие.

В идеале большую часть совещаний лучше проводить в том же помещении, где будет проходить мероприятие, с участием представителя этой площадки и подрядчика.

Гораздо проще сразу пройти в зал для проведения торжества и совместно обсудить:

Подходит ли помещение, может ли вместить всех гостей, можно ли организовать дополнительные места;

Где будет располагаться пресса;

Нужно ли дополнительное оформление;

Организационно-технические вопросы: оформление сцены, микрофоны, звук, свет, гримерка, кулисы, сценарий, тайминг и т.д.

На месте легче убедиться, что все поняли друг друга верно.

Наш совет

По завершении совещания отправьте всем участникам письмо или протокол с результатами обсуждения и получите от всех подтверждение.

ШАГ 9: ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПАМЯТНЫМИ СУВЕНИРАМИ

Это хороший тон и милая традиция. Памятными сувенирами на подобном мероприятии могут быть бутафорские копии вручаемой медали с благодарностью за участие от имени виновника торжества.

Или это могут быть высококачественные альбомы по теме, объединяющей оба государства.

Как вариант, можно предложить гостям книги по истории того места, где проводится торжество, если место знаковое.

Идей масса. Главное, чтобы это соответствовало теме мероприятия и выглядело ненавязчиво.

Не нужно совать в руки гостям пакеты с сувенирами - это не корпоратив. Достаточно разложить их, например, в специально отведенном месте у входа, чтобы желающие могли сами выбрать сувенир на память.

ШАГ 10: ПЛАНИРУЕМ РАССАДКУ ГОСТЕЙ ВО ВРЕМЯ ТОРЖЕСТВЕННОЙ ЧАСТИ МЕРОПРИЯТИЯ

Мы уже говорили о плане рассадки, но остановимся на нем еще. Ясно, что на подобном мероприятии планов рассадки может потребоваться, как минимум, два в течение вечера: на официальной церемонии вручения награды и на банкете.

Оба плана рассадки гостей в обязательном порядке необходимо согласовать с руководителем.

Среди гостей могут быть персоны, занимающие высокие государственные посты. Им должно быть уделено соответствующее внимание и при рассадке, и в течение всего вечера.

Необходимо учитывать, что некоторые из них захотят поздравить виновника торжества со сцены. Это значит, что для желающих выступить нужно зарезервировать первые ряды.

Обратите внимание!

Статус многих персон позволяет им не сообщать заранее о своем желании публично выступить - подобное желание может быть спонтанным.

Поэтому организатору мероприятия нужно всегда держать руку на пульсе событий и стараться их предвосхищать. Есть смысл поинтересоваться у руководителя его мнением по поводу того, может ли кто-то из гостей изъявить желание поздравить его со сцены, - и в соответствии с этим запланировать места в зале для таких персон. Руководитель знает своих гостей лучше - ему виднее, склонен ли гость к произношению речей и насколько тесны их отношения.

Можно попробовать самостоятельно проанализировать список приглашенных на предмет того же исследования. Или самый очевидный вариант - позвонить помощникам предполагаемых поздравителей и уточнить, нет ли в планах их руководителя подобного желания. В случае положительного ответа постарайтесь узнать приблизительную продолжительность выступления. Это важно учитывать, чтобы план вечера не вышел из-под контроля.

ШАГ 11: ОБЕСПЕЧИВАЕМ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОСТЕЙ

Этот пункт специфичен. Уровень мероприятия и его участников требует того, чтобы охрана, подъезды к площадке и доступ на торжество были организованы по высшему разряду.

Обычно этим вопросом всецело занимается служба безопасности. Однако организатору мероприятия важно знать все детали, чтобы координировать действия гостей и отвечать на вопросы помощников и других приближенных лиц участников торжества.

Здесь важно понимать, что у каждой из ВИП-персон, участвующих в мероприятии, будет своя служба охраны. Все эти люди захотят заранее лично пообщаться с организатором торжества и узнать все технические и организационные детали: как обеспечена охрана площадки, как и кто будет контролировать подъезд ко входу и проход в здание, где оставить машину, где будут находиться личная охрана и помощники в ожидании своего руководителя, где и с кем будет сидеть их руководитель на вечере, контакты всех ответственных за организацию мероприятия и т.д.

ШАГ 12: ОРГАНИЗУЕМ ТРАНСФЕР И ПРОЖИВАНИЕ ДЛЯ ГОСТЕЙ

Организаторы мероприятия, как правило, берут на себя решение вопросов, связанных с доставкой гостей на место проведения торжества и размещением их в гостинице.

Это возможно в ситуации, если для виновника торжества и большинства приглашенных родной город, к примеру, Москва, а церемонию вручения награды по тем или иным причинам решено проводить в Санкт-Петербурге (или наоборот). А также это актуально в случае прибытия большого количества иностранных гостей.

В такой ситуации желательно заранее назначить сотрудника, отвечающего исключительно за вопросы трансферов и размещения.

Нужно проследить, чтобы все гости, которым потребуются услуги по организации проезда и проживания, получили контакты сотрудника принимающей стороны, отвечающего за эти вопросы. И да, он должен быть на связи 24 часа в сутки.

Сотрудник должен обладать достаточным для решения большинства задач уровнем компетентности и умением действовать самостоятельно. Кроме того, у него должны быть необходимые полномочия и ресурсы для оказания оперативной помощи гостям (например, договориться о замене номера в гостинице или продлении проживания). Все эти вопросы скорее технические, но от них зависит качество пребывания гостя у приглашающей стороны!

Как организовать трансфер и проживание гостей

■ Заранее выясните, кто оплачивает машины и гостиницу - сами гости или приглашающая сторона.

■ Уточните, каким образом будет осуществляться оплата: поразово или единым счетом по завершении мероприятия.

■ Заранее узнайте примерное количество гостей, нуждающихся в соответствующих услугах, и с учетом этого забронируйте номера в гостинице и машины в трансферной компании.

■ Продумайте, какого уровня номера для гостей нужно забронировать и какого класса автомобили заказать для трансферов. Возможно, потребуется составить поуровневый список.

■ Выясните, по какой схеме будут оплачены дополнительные услуги для гостей - продление проживания в гостинице и/или пользования трансфером, повышение уровня гостиничного номера, заказ дополнительных услуг в гостинице (печать документов, заказ обслуживания в номер, оплата напитков и закусок из бара и т.д.).

■ Проследите, чтобы за иностранными гостями были закреплены водители со знанием соответствующего языка.

■ Для обеспечения быстрой связи передайте телефонные номера водителей тем гостям, которых будут встречать в аэропортах и на вокзалах.

ШАГ 13: УЧИТЫВАЕМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПРОСЫ ГОСТЕЙ

При большом количестве приглашенных гостей, особенно если многие из них иностранцы или из других городов, наверняка возникнет масса дополнительных запросов и пожеланий: помочь в оформлении въездных виз, приобрести ж/д или авиабилеты, записать гостя на процедуры в салон красоты, подобрать места для шопинга, организовать индивидуальные экскурсии и т.д.

Гостям, конечно, ни в чем нельзя отказывать, но к моменту поступления запросов нужно четко знать, кто и как будет это оплачивать и кто конкретно будет решать эти вопросы со стороны организатора.

В следующих номерах журнала мы поговорим о том, как организовать день рождения руководителя в разных форматах - масштабное непубличное мероприятие (без освещения в прессе) и закрытое домашнее (для своих).

Спринг-ролл - весенние роллы, или китайские блинчики - рулетики, которые по форме напоминают голубцы, но состоят из других ингредиентов. Как правило, это рисовая бумага, морепродукты, лапша и различная зелень.

Сорбе (фр. sorbet ) - замороженный десерт, приготовленный из сахарного сиропа и фруктового сока или пюре.

Как же организовать праздник своими силами? Или, может, предоставить это ответственное дело профессионалам? Не торопитесь с ответом.

Как составить план организации праздника

Итак, вам поручили организацию корпоративного праздника (чаще всего организацию поручают секретарю, помощнику руководителя или менеджеру отдела по работе с персоналом). Обычно на подготовку корпоративного праздника уходит 10–14 дней (для Нового года необходимо как минимум три недели). Не забывайте, чем больше заказов, тем труднее подобрать банкетный зал, пригласить артистов и тамаду, приобрести необходимые аксессуары. Кроме того, чем меньше времени остается до планируемого мероприятия (имеются в виду Новый год, 14 февраля, 8 марта и т.д.), тем выше поднимаются цены. Чтобы организовать праздник, надо придерживаться некоторых правил, создать план организации праздника. Разделите всю организацию праздника на два этапа – подготовку праздника и проведение праздника.

Прежде чем начать подготовку к празднику, необходимо оговорить с начальником следующие пункты:

Определение цели проведения мероприятия

Если главная цель проведения мероприятия – просто банкет (или пикник), вам лучше обратить к стационарному или выездному ресторану или, прочитав дальнейшие рекомендации по организации банкета, воспользоваться ими. Если же главной целью проведения праздника (или другого события) является формирование корпоративной культуры организации, то необходимо будет позаботиться и о сценарии праздника, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом. Другими словами, стать психологом, педагогом, режиссером и талантливым организатором, чтобы получить максимальную отдачу от финансовых вложений в проведение мероприятия. Настройтесь на то, что для вас это будет не праздник, а тяжелая работа. Однако этот труд поможет вам приобрести необходимый опыт и стать незаменимым сотрудником по организации и проведению корпоративных праздников.

План организации праздника

Определение бюджета, необходимого для организации мероприятия. При составлении бюджета нужно:

Составить список приглашенных (кстати, от того, кого будет больше – мужчин или женщин – зависит крепость и количество спиртных напитков);

Определить место проведения праздника;

Продумать меню банкета;

Спланировать оформление помещения и техническое обеспечение;

Решить, необходим ли транспорт, фото– и видеосъемка;

Позаботиться о подарках и призах;

Решить, нужно ли освещение вашего мероприятия в средствах массовой информации и Интернете.

Определение вида мероприятия

Вид праздника зависит от вашей фантазии и средств. Можно организовать:

Банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;

Пикник на природе;

Праздник на теплоходе (пароходе);

Спортивный праздник с играми и соревнованиями.

Провести что-то более оригинальное (костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т.д.). Вам помогут в агентствах по организации праздников.

Выбор места проведения мероприятия

Это во многом зависит от бюджета. Но не менее важно учитывать характер предстоящего мероприятия, количество гостей и их пристрастия, а также присутствие посторонних гостей, членов семей сотрудников. Важно, будут ли на празднике дети. Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т.д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т.д.

Составление плана-сценария мероприятия

План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подряда по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника.

Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить ошибку, то во время проведения мероприятия второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.

С ведущим праздника, лучше познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация праздника.

С точки зрения психологов, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи с этим, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.

И самый последний штрих – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и немного уставшие от праздничного веселья гости не должны думать, как и на чем они доедут из ресторана или загородного клуба до дома.

Примерная схема плана организации праздника:

Проверка акустических возможностей зала;

Определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);

Выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);

Определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;

Определение места для переодевания артистов;

Составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;

Составление регламента выноса и подачи блюд;

Подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;

Проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);

Определение места размещения гардероба (если нет стационарного);

Составление маршрута разъезда транспорта;

Составление общего регламента праздника;

Уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);

Проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);

Заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;

Согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;

Согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);

Подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.