Планирование. Пошаговый план мероприятий - структура

С задачей составления плана мероприятий рано или поздно приходится столкнуться любому руководителю. Даже если таковой имеется в голове, перенос его на бумагу порой вызывает затруднения. К тому же часто требуется знать не только то, как составить план мероприятия, но и то, как защитить его перед вышестоящим начальством.

План мероприятий - что это такое?

Так называется документ, в котором ставятся цели и описываются конкретные действия для их достижения с указанием сроков выполнения. Кроме того, им обязательно предусмотрено определение лиц, ответственных за выполнение тех или иных прописанных действий.

Составлять план мероприятий можно для конкретных событий либо на тот или иной период работы компании или ее подразделения. Мероприятия в общем случае могут быть разовыми и регулярными, для последней категории принято составлять регламенты проведения. Например, как составить план мероприятий по устранению нарушений дисциплинарного характера?

Любой вновь затеваемый проект обязательно требует составления четкой схемы. Это связано с трудностями в организации работы большой массы людей. Чтобы каждый из работников уяснил свои обязанности, ему требуется обстоятельно прописанная инструкция, основы которой как раз и закладываются в плане мероприятий.

А он точно нужен?

Это занятие - написание плана - отнимает немало времени, и порой возникают вопросы в его целесообразности. Следует четко понимать, что для правильности выполнения любого процесса необходимо учесть все мелочи и предусмотреть возможные неожиданности.

Особенно важно иметь план мероприятий для грамотной организации финансовой стороны дела. Переводя будущий проект на язык цифр, вы сталкиваетесь с необходимостью просчитывать каждую статью расходов. Составляя план, важно придерживаться принципов экономии, использовать имеющиеся в наличии ресурсы как можно более рационально.

Если цель поставлена сложная, включающая в себя целый комплекс мероприятий, то отсутствие заранее написанного, четко продуманного плана может привести к полному хаосу. Каждый новый этап дела придется проводить локально, на что уйдет гораздо больше сил и времени. При таком дробном подходе к делу велик риск утерять общее направление деятельности и завязнуть в большом количестве малозначимых деталей.

Как именно он составляется

Как составить план мероприятия? При всём огромном многообразии они имеют примерно одинаковую структуру и состоят из похожих пунктов с идентичными по смыслу терминами, которые включают в себя следующие понятия:

• Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
• К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
• Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
• Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
• Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
• Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).

Важным моментом является определение единых критериев поставленной цели с учетом согласования интересов разных подразделений и экономической целесообразности.

Планы в различных сферах

Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.

Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?

Алгоритм действий в данном случае выглядит так: работодателем должна быть создана служба по охране труда либо назначено лицо, ответственное за данную работу. Всё это фиксируется соответствующим приказом. План мероприятий представляет собой перечень того, в чём организация испытывает объективные потребности согласно специфике конкретного производства. При этом необходимо учитывать имеющиеся технические возможности.

Составляется план на конкретный год с отражением расчётных сроков на проведение каждого из пунктов. В нём обязательно фиксируются фамилии и должности тех сотрудников, которые отвечают за отдельные этапы. Утверждается такой план коллективным договором или соглашением по охране труда, принимаемым в качестве приложения к нему.

Что он содержит

Список может сильно отличаться в зависимости от условий работы той или иной организации, предприятия, учреждения. Пункты, включаемые в него, могут в общем случае иметь следующий вид:

• оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
• мероприятия по технологическому переоборудованию;
• приобретение средств защиты для сотрудников;
• проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
• установка автоматизированной системы контроля;
• механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.

• модернизация вентиляционной системы;
• проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
• разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
• приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
• проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
• обучение людей приемам первой медицинской помощи;
• проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.

Займемся охраной природы

Другой пример - составление плана мероприятий по охране окружающей среды. При проектировании и возведении любого объекта данный документ является обязательным и включает в себя не только цифры, но и схемы и диаграммы.

Разработка его ведется на основе чертежей объекта, схематической планировки того населённого пункта, где он расположен, генпланов близлежащих предприятий. В нём должны быть учтены требования закона по сохранности природных ресурсов.

Как составить план мероприятий по охране природы? Основные его пункты - это список действий, цель которых - защитить окружающую среду, и перечень ожидаемых результатов. Первая (основная) часть плана должна включать в себя работу по выяснению уровня вреда, причиняемого объектом природе. Далее - действия, способные ликвидировать или свести к минимуму данные негативные влияния.

Что еще он включает

Третий важный пункт - подробная смета, учитывающая все расходы на осуществление запланированных мероприятий. Обязательным приложением данной документации должна служить карта-схема с обозначением окрестных территорий, которые могут пострадать от деятельности предприятия или в результате теоретически возможной аварии.

Предполагаемая результативность планируемых действий определяется путём аналитических экспертных оценок, примерно определяющих степень будущего вредного воздействия объекта. Специалистами также предлагаются методы уменьшения ожидаемого негатива, что непременно должно найти отражение в составляемом плане.

Другой пункт документа обязан содержать конкретные данные по расчёту объёма производственных отходов с установкой их допустимого количества и способы уменьшения выбросов.

Как составить план мероприятий по ГО

Если предстоит разработать план мероприятий гражданской обороны, предварительно следует изучить указания руководства и уточнить распоряжение начальника ГО района. Руководителю организации перед разработкой подобного документа следует связаться с военным комиссариатом и выяснить данные по поставке необходимой техники и заключениям, принятым для возможных случаев стихийных бедствий или серьезных аварий.

На основе данных указаний следует начинать разрабатывать планы для конкретного учреждения или организации. Главное условие - отражение реальных и обоснованных с научной точки зрения мероприятий. Следует учитывать обстановку в случае возможного применения оружия потенциальным противником, на основе чего можно будет рассчитать необходимое количество средств и применяемых сил для ликвидации опасных последствий и налаживания трудовой деятельности объекта.

Весь комплекс запланированных действий должен быть тщательно продуман с целью оптимизации затрат сил, времени и средств и избегания необоснованных потерь людей и техники.

Где они составляются

Планы могут относиться к больницам, предприятием ЧС и экономики. Они могут касаться учреждений образования, культуры либо здравоохранения. Такие планы заведуют защитой населения в военное время либо составляются на случай аварий или непредвиденных стихийных бедствий.

Следующий пункт - планомерность и приведение объекта в готовность с указанием последовательности выполнения каждого из действий. Если речь идет о мирном времени, следует предусмотреть мероприятия, цель которых - предупредить чрезвычайные ситуации, а также ликвидировать последствия уже случившихся.

План работы по гражданской обороне каждого объекта должен быть включён в перечень основных мероприятий по защите населения на текущий год. Цель такого планирования - организованный перевод в условия военного времени, теоретическая необходимость в котором должна учитываться по определению.

Планом гражданской обороны обязательно должны располагать учреждения, подразумевающие массовое пребывание в них людей. Необходимость наличия такого плана диктуются возможностью террористических угроз и направлена на повышение эффективности экстренных мероприятий и организации аварийно-спасательных работ.

Отправляемся в лечебно-профилактическое учреждение

Планы мероприятий составляются в самых разных сферах. Если, допустим, по роду служебных обязанностей вам предстоит составить план дезинсекционных мероприятий в ЛПУ, следует прежде всего проанализировать обстановку на предмет ключевых моментов, требующих внимания руководства именно в данной сфере.

Такой план может состоять из организационных мероприятий, включающих выступления и лекции для медперсонала по профилактике инфекционных заболеваний с организацией зачетов, проведение и контроль качества работы дезинфекционного и стерилизационного характера, генеральных уборок в каждом из отделений, выявление случаев инфекционных заболеваний и проведению комплекса противоэпидемических мероприятий.

Планом должны быть предусмотрены административные обходы всех подразделений с целью проконтролировать соблюдение санитарно-гигиенического режима, составление графика мероприятий по дезинсекции и дератизации, проведение необходимых санитарно-микробиологических лабораторных исследований. В перечень действий обязательно должно быть включено обеспечение, ремонт или замена медицинского оборудования, внедрение новых методов стерилизации и дезинфекции. Кроме того, необходимо запланировать мероприятия по подготовке помещений к отопительному сезону, систематическому обеззараживанию воздуха, проветриванию палат и соблюдению температурного режима.

Должен быть предусмотрен достаточный запас лекарственных и дезинфицирующих средств, проведены профилактические беседы среди пациентов о предупреждении инфекционных заболеваний и необходимости здорового образа жизни.

Как составить план мероприятий общешкольного родительского комитета

Планы мероприятий часто разрабатываются в сферах общественного контроля. В качестве примера можно рассмотреть работу школьного родительского комитета. Целью его деятельности является активное участие в школьной жизни, помощь педагогическому коллективу, организация разнообразных мероприятий с детьми.

Родительский комитет избирается общим собранием на период, равный обычно одному учебному году, и ему предстоит решать задачи по выявлению потребностей и интересов школьников, определению путей их достижения и составлению соответствующей программы.

Как составить план мероприятия в школе? Чем именно должен заняться родительский комитет? Перечень может заключаться в проведении запланированных родительских собраний в классе с формированием школьного актива, оформлении информационных стендов, работе с неблагополучными семьями, подлежащими внутришкольному учету. В данном случае задачей родительского комитета является беседа с теми из родителей, которые не в состоянии обеспечить нужный контроль за поведением и учебой детей.

О чем не следует забывать

План должен предусмотреть составление графика проведения собраний, организацию школьного питания, вопросы медицинского обслуживания и выполнения санитарно-гигиенических мероприятий. В нём может затрагиваться вопрос школьных субботников с привлечением родителей, а также организация круглых столов, профориентационных мероприятий и родительских консультаций.

Отдельным пунктом обязательно должно быть включено информирование школьного руководства о принятых комитетом решениях и ходе их выполнения.

Как правило, в план мероприятий родительского комитета включаются вопросы итоговой аттестации старшеклассников, встречи с учителями с целью консультаций. Согласно плану, родителей также привлекают к внеклассным мероприятиям и спортивным соревнованиям в рамках всей школы или отдельного класса.

Дополнительным пунктом может быть награждение родителей за успехи в деле воспитания и активное участие в школьной жизни.

Как составить план. Планирование мероприятий, шагов (10+)

Планирование. Составление плана мероприятий

Планирование (составление плана) - важнейшая составляющая часть достижения цели. Большая задача сама по себе пугает. Непонятно, с какой стороны к ней подступиться. Это демотивирует, вгоняет в депрессию. Наличие понятного исполнимого плана само по себе убеждает в достижимости цели и мотивирует. Единственный способ съесть слона - есть его по частям.

Удобнее всего составлять план в текстовом редакторе или редакторе таблиц, так как нам придется раздвигать строчки, вставлять комментарии и корректировать план на этапе исполнения. На бумаге это делать невозможно. Специализированные программы для планирования я пробовал использовать, но разочаровался, не нашел в них каких-то дополнительных преимуществ по сравнению с обычным редактором таблиц.

Структура плана мероприятий

План состоит из шагов, сгруппированных в этапы. Мелкие этапы могут группироваться в более крупные. Каждый пункт плана должен содержать срок начала и завершения этапа.

Я планирую таким образом. Ставлю цель. Как правильно ставить цели , можно прочесть по ссылке. Для начала в моем плане всего две строчки (первая и последняя): текущее состояние дел и желаемый результат (цель). Далее я иду к середине плана с двух концов. С одной стороны пишу этапы, которые можно предпринять, начиная с текущего состояния (назовем их реальными этапами). С другой стороны пишу условия достижения конечной цели, которые, по моему мнению, ближе, чем сама цель (желаемые этапы). Вставляю эти строчки между первой и последней. Стараюсь найти такие этапы, чтобы они в конце концов встретились, то есть из последнего реального этапа вытекал первый желаемый. Обычно это удается, хотя и не всегда с первого раза. Возможно, понадобится изучить опыт других людей, которые уже решали похожие задачи, посоветоваться. Если цель такая, которую раньше никто не достигал, то все равно ее достижение состоит из этапов, многие из которых другие люди уже проходили. Так что в планировании этих этапов нужно опираться на чужой опыт, а уникальные шаги придется продумывать самому.

Для примера рассмотрим план освоения иностранного языка. В скобках указана последовательность, в которой я добавлял этапы.

• Иностранный язык не знаю (1)
• Выясняю у друзей, знающих язык, как они его выучили (3)
• Подбираю и покупаю самоучитель языка (7)
• Осваиваю язык по самоучителю до уровня "читаю со словарем" (8)
• Записываюсь на курсы с носителем языка, осваиваю произношение и понимание со слуха (9)
• Учу слова, расширяю словарный запас (10)
• Читаю литературу на языке (11)
• Читаю периодику на данном языке через интернет (6)
• Смотрю спутниковые телевизионные программы на данном языке (5)
• Посещаю страну, где говорят на этом языке, для практики (4)
• Иностранный язык знаю на разговорном уровне (2)

Планирование мероприятий по уточнению плана. Контроль и корректировка

Пункты плана после 3-го добавляю по итогам выполнения третьего, то есть выяснения у друзей путей освоения языка. Это нормально. В планах нередко приходится вставлять некоторые исследования, на основе которых потом продолжается планирование. Но важно помнить цель и срок, к которому ее нужно достигнуть. Получив нужные данные, стараемся составить план, приводящий к цели в нужное время.

В сложных планах практически невозможно все запланировать заранее. По итогам одних шагов может появляться информация, влияющая на другие. Я советую запланировать все шаги на основе той информации, которая имеется. По мере выполнения плана, когда будет появляться новая информация, вносить коррективы. Но при этом постоянно удерживать внимание на конечной цели и сроках. Всегда нужно стараться корректировать план так, чтобы сроки не сдвигались. Начать сдвигать сроки легко, остановиться практически невозможно. Корректировка сроков - последний рубеж, когда уже ничего другого предложить нельзя. Мой опыт показывает, что если постоянно контролировать исполнение плана, понимать, что дела идут не так, как планировалось, сразу после возникновения проблем, а не в конце этапа, то удается внести коррективы и выполнить план в срок, несмотря на возникшие сложности.

Так что важнейшим элементом выполнения плана является оценка степени его выполнения. Необходимо регулярно выяснять, идет ли выполнение плана по графику. Это важно и для коллективного, и для индивидуального плана. Как оценить степень выполнения? Для этого нужна достаточная детализация.

Степень детализации плана

Теперь детализирую этапы до такого состояния, чтобы выполнение каждого шага было очевидным и занимало максимум несколько часов. Если детализация выполнена верно, то легко оценить выполнимость каждого шага и можно контролировать, насколько план выполняется.

Например, этап "Выучить 3 000 иностранных слов за год" детализирован недостаточно. Непонятно, реально ли это, как к этому подступиться, невозможно контролировать исполнение. В конце года станет ясно, что план провален, но что-то предпринимать будет поздно.

Такая детализация исправит положение: "Ежедневно изучать десять слов, повторять слова за последние десять дней, повторять слова за день, который был месяц назад, повторять слова за день, который был два месяца назад". Эти шаги понятно как выполнить. Выполнение этих шагов легко контролировать. Вы либо выполнили эти шаги за день, либо нет. Эти шаги приводят к нужном результату - освоению за год 3 000 слов.

План проекта является ключевой частью набора инструментов любого менеджера проектов. Конечно, хочется начать работать над задачами как можно скорее, но если вы найдёте время и наметите стратегию реализации проекта, вы сможете сэкономить деньги и ресурсы. Составные части вашего проекта будут постоянно сдвигаться, и вам понадобится шаблон плана проекта для отслеживания этих изменений.

Как же выбрать подходящий шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели их все и отобрали самые лучшие шаблоны проектных планов в Excel. В этой статье мы расскажем про различные виды шаблонов, а также объясним, когда лучше использовать каждый из них. Вы также сможете бесплатно загрузить шаблон плана проекта в Excel. Мы расскажем, что такое план проекта и как его создать в Excel, а также как его создать в Smartsheet, инструменте, упрощающим процесс управления и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.

Smartsheet

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

1. Перейдите на сайт сайт и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
2. На вкладке "Домашняя" кликните "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
3. Введите слова "диаграмма Ганта" в поле "Поиск шаблонов" и кликните по иконке в виде лупы.
4. Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон "Простой проект с диаграммой Ганта". Кликните по синей кнопке "Использовать шаблон" в правом верхнем углу экрана поиска.
5. Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.

2. Укажите все ваши проектные данные

Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.

Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите "Вставить столбец справа" или "Вставить столбец слева", чтобы добавить столбец, или "Удалить столбец", чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите "Удалить строку".

1. Добавьте ваши задачи в столбец "Название задачи". Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые "родительские строки". Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. ).

1. Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.

1. Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.

3. Добавление даты начала и срока выполнения

1. Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
2. Кликните по ячейке в любом из столбцов дат.
3. Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную.

4. Введите данные о % выполнения и исполнителях

Столбцы "Выполнено (%)” и "Ответственное лицо" содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.

На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.

1. В столбце "Выполнено (%)" укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
2. В столбце "Ответственное лицо" выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.

Если вы планируете коммерческий event, начните подготовку с составления бизнес-плана.

Бизнес-план поможет вам сосредоточиться на целях мероприятия, раскрыть финансовые возможности и потенциалы, а также спланировать ресурсы и производственную структуру, необходимые для его реализации.

Это незаменимый инструмент для привлечения сторонников, мобилизации денежных ресурсов и оценки успешности проведенного мероприятия.

Бизнес-план можно быть использован и для текущих мероприятий в качестве стратегии их долгосрочной реализации в ближайшие три-пять лет.

В этой статье вы узнаете, какую информацию должен содержать ваш план, и как её лучше организовать.

Титульная страница

Определите основные разделы (присвойте им порядковый номер, а также название для ясности) и подразделы.

Резюме

Резюме должно содержать подробный обзор event`а. Своего рода презентация, доведенная до совершенства, резюме познакомит читателя с вами и вашим событием и объяснит ему, зачем читать документ до конца (если резюме предназначено для внутреннего пользования, оно, разумеется, может быть составлено в более неформальном стиле).

Объем документа должен быть не менее одной страницы, но не более 10% от всего плана. И, несмотря на то, что резюме находится в начале документа, написать его стоит в последнюю очередь, чтобы более точно отразить все содержание. О чем следует помнить при его написании?

• Начните с основной информации. Что это за мероприятие? Когда и где оно будет происходить?
• Объясните, почему создано мероприятие и на кого оно ориентировано.
• Какова миссия вашего мероприятия? Каковы его задачи? Чем оно выгодно заинтересованным сторонам/сектору/сообществу?
• Предоставьте информацию о себе как о разработчике и о других лицах, вовлеченных в проект. Расскажите, кто составил бизнес-план, какова цель плана.
• Предоставьте информацию о предполагаемых доходах и расходах. Не вдавайтесь в подробности, достаточно будет столбчатой диаграммы, иллюстрирующей предполагаемый рост в ближайшие три года.
• И наконец, опишите план мониторинга прогресса.

Раздел 1 — История разработки

Кто мы — предоставьте общие сведения о команде проекта и опишите имеющийся опыт. С какими проектами вы работали в прошлом? Какие у вас достижения?

История мероприятия — если это первый год существования проекта, расскажите, как появилась идея его создания и на какой сектор он ориентирован.

Для существующих event`ов, расскажите, когда и зачем они были запущены, где проводились, кого они привлекают и как развивались, включая важнейшие события.

Раздел 2 — Обзор мероприятия

Миссия — опишите основную цель мероприятия и каких результатов вы надеетесь достичь в ходе реализации проекта (долгосрочный перспективы лучше описать позднее).

Ключевые задачи и результаты — определите задачи и стратегию их осуществления, объясните, как они помогут в осуществлении миссии. Убедитесь, что руководствуетесь принципом максимальной эффективности SMART: цели конкретные, измеримые, достижимые, разумные, укладывающиеся во временные рамки.

Event — опишите мероприятие и его программу подробнее. Для текущих мероприятий опишите новые планы и процессы развития.

Целевой рынок — укажите, на какую аудиторию или покупателей (если такие имеются) вы ориентированы. Для запущенных мероприятий опишите текущую аудиторию и планы роста и развития.

Заинтересованная сторона — расскажите о ключевых участниках, степени их вовлечения и выгоде от проекта. Как работа с вами соотносится с их стратегиями.

Раздел 3 — План развития

Перспективы — опишите долгосрочные перспективы мероприятия и конкретные цели, например международный запуск проекта.

Стратегическое развитие — опишите развитие проекта через год после запуска. Как будут реализованы основные цели и задачи? Каковы сроки и кто несет ответственность за осуществляемую деятельность?

Анализ ССВУ — обозначьте сильные и слабые стороны проекта, а также возможности или угрозы, с которыми он может столкнуться.

Конференц-зал на 250 мест в Москва-сити!

Раздел 4 — Требования

Помещения — список объектов, необходимых для реализации мероприятия: место проведения, проживание, питание, техническое обеспечение.

Услуги — список необходимых услуг, таких как кадровое состав, транспорт, здравоохранение, безопасность и прочее. Опишите, кто будет предоставлять эти услуги.

Производство — опишите необходимое оборудование: энергия, ограждение, звук, освещение, визуальные эффекты и прочее.

Юридическая сторона, страхование — опишите документацию и лицензии, необходимые для реализации события.

Раздел 5 — Маркетинг и коммуникация

Ориентация — как вы представите свое предложение публике.

Продукт — опишите, что мероприятие может предложить участникам, а также средства, которые вы будете использовать, чтобы сделать его более привлекательным.

Цена — разъясните свою ценовую стратегию.

Удобство — расскажите, как сделать мероприятие более доступным для публики (распределение билетов, время и место мероприятия).

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия
2. Поиск исполнителя
3. Поиск площадки
4. Детальное планирование мероприятия
5. Команда для мероприятия и распределение ролей
6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
7. Собственно проведение мероприятия
8. Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

Первое, с чего всегда надо начинать, — четко спросить у себя:

• Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
• Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
• какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий. Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты. Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru , ж/д переезды – через сайты www.mza.ru , а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье).
   Присутствуют следующие пункты:
   • Дата и время
   • Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
   • Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
   • Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
   • Описание – краткое описание самого мероприятия
   • Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
   • Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
   • Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;
     Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
2. План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
   Пример: План для исполнителя
3. Программа мероприятия и план конференции для гостей;
4. Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
5. Список мобильных телефонов дилеров;
6. Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
7. Таблички и указатели;
8. Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
9. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
10. Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
11. Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
12. План проведения банкета;
13. Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно. Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой. Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

Для удобства предлагаем составить табличку, где будут следующие пункты:


• Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
• Проблема (описание проблемы)
• Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
• Выводы на будущее
• Примечания и комментарии

  В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.

Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.

Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных).

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете. Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:)

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

Например, если многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что было неправильно в плане? Может быть, Круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

1. Планирование мероприятия
2. Формы документации
3. Приглашения, количественный состав
4. Организация приезда / отъезда
5. Организация развлекательной части
6. Организация информационной части
7. Находки мероприятия
8. Общие пожелания и предложения
9. Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.